Მოვალეობები ოფისის მენეჯერი

ხშირად, განსაკუთრებით მცირე ორგანიზაციები, ოფისის მენეჯერი ჩვეულებრივ მოუწოდა მდივანი. ჟღერს ასე ბევრად უფრო მყარი პოზიცია, მაგრამ ფაქტია, რომ პასუხისმგებლობა ოფისის მენეჯერი განსხვავდება სამდივნო (მიუხედავად იმისა, რომ, რა თქმა უნდა ბევრი საერთო), იშვიათად დაინტერესებულ ამ შემთხვევაში.

რა არის პასუხისმგებლობის თანამშრომელი? პირველ რიგში პასუხისმგებლობას ოფისის მენეჯერი მუშაობა დოკუმენტები. თანამშრომელი იღებს მიიღო მოწერა, რეგისტრაციაში, აგზავნის მიმღები უგზავნის არქივი, საჭიროების შემთხვევაში. მან ასევე იღებს განაცხადებს სხვა თანამშრომლებს გადასცეს მათ ხელმოწერით გენერალური დირექტორი, არწმუნებს მათ, შტამპი, და შემდეგ იძლევა უკან. მოვალეობის მენეჯერი მუშაობა შიდა დოკუმენტების ბეჭდვის ბრძანებებს და მათი გაწმენდას, შენახვის, გაგზავნის არქივები და საბუღალტრო, მუშაობა გასული კორესპონდენციის. საჭიროების შემთხვევაში, მას უნდა შეეძლოს მუშაობა ნებისმიერი საოფისე ტექნიკა: ფაქსი, სკანერი, ქსეროქსის აპარატი, ისევე როგორც მიღებისათვის და ბეჭდვითი დოკუმენტები. მოამზადოს ოთახი პრეზენტაციები, შენახვა წუთის შეხვედრები, შეხვედრა და მიღება სტუმარი და მომხმარებელს, როგორც ნაწილი მოვალეობას ოფისის მენეჯერი.

ხშირად, თანამშრომელი უნდა გაუმკლავდეთ ტრადიციული სამდივნო მოვალეობები: განაწილება მოწვეული პარტნიორების ან მენეჯერები სასტუმროები, დაჯავშნა ოთახი, ავიაბილეთები და მატარებლის ბილეთი. დამოკიდებულია კომპანიის სპეციფიკიდან და ოფისში თავად, მწვრთნელმა შეიძლება წარმომადგენელი თქვენი კომპანიის ბიზნეს მოლაპარაკებები, და ასრულებს მოვალეობას პერსონალის მენეჯერი: ძებნას ახალი თანამშრომელი, შექმნის წახალისების და საგანმანათლებლო პროგრამები, დიზაინი მუშაობა. ზოგჯერ იგი აქცენტს დანერგვა საინფორმაციო ტექნოლოგიების განვითარება, ახალი პროგრამები.

მოვალეობები ოფისის მენეჯერი ვივარაუდოთ ცოდნა:

1. კანონები და წესები, რომლებიც არეგულირებს სამართლებრივ, ინფორმაცია, ბიზნეს კომპანიები.
2. საფუძვლები მენეჯმენტის, მარკეტინგის, მეწარმეობის და ბიზნესის.
3. საფუძვლების სოციოლოგია, ფსიქოლოგია, ეთიკა ბიზნეს კომუნიკაცია, არ მუშაობდა თანამშრომლებს და საჯარო.
4. საპროცესო შედგენის საქმიანი წინადადებებით, ანგარიშების, გეგმების, ხელშეკრულებები და შეთანხმებები.
5. ქვაკუთხედად მართვა, საფუძვლები ერგონომიკა და ოკუპაციური ჯანმრთელობისა.

გარდა ამისა, ეს ამოცანები, მოვალეობები ოფისის მენეჯერი მოიცავს ინვენტარიზაცია საოფისე და პროგრამული საჭიროა გასაშვებად მასალები (საოფისე მარაგი, ქაღალდის და სხვა აქსესუარები), რომელიც აუცილებელია მუშაობის თანამშრომლები. გარდა ამისა, იგი ვალდებულია შეინახოს ჩანაწერი ამ მასალების, რათა უზრუნველყოს მათი გაცემის, რათა დადგინდეს, თუ როგორ უნდა მიიღონ, ორგანიზება და ტრეკზე გადასახადები წყაროები. მოვალეობები ოფისის მენეჯერი, მონიტორინგი სახელმწიფოს საოფისე ტექნიკა, რომელიც მოიცავს: ოპერაციული გამოწვევა დაეუფლონ რემონტი, დროული ჩანაცვლება მასალები (როგორიცაა ვაზნები), როდესაც შეუძლებელია შეკეთება - ჩანაცვლება საოფისე ტექნიკა.

დამოკიდებულია წესები მიღებული კომპანიაში, და მისი ზომა ოფისის მენეჯერი ან იგი იღებს ზარები და ფაქსები, მიაწოდოს მათ სწორი პირი, გააგზავნეთ ფაქსები და ბეჭედი კლიენტებს და პარტნიორებს, ან საქმიანობაზე სამსახურებრივ ზედამხედველობას ახორციელებს მდივნებს, მათ შორის მონიტორინგის კულტურის თავიანთ გამოსვლაში. ასევე მოვალეობას ოფისის მენეჯერი გააკონტროლოს სანიტარიული მდგომარეობის ოფისში, ორგანიზაციის სარემონტო, დარეკეთ ტექნიკური პერსონალის troubleshooting (მაგალითად, ჩანაცვლება ნათურები ან sink ცვლის).

ზოგადად, ამ სიაში შეიძლება გაფართოებას ან ხელშეკრულების დამოკიდებულია სამუშაო ადგილი. ამიტომ, აუცილებელია, მაშინაც კი, ამ ეტაპზე ინტერვიუში, თუ რა ოფისის მენეჯერი (მოვალეობებს თანამშრომლის კომპანია).