Ელექტრონული დოკუმენტის მართვის სისტემის (EDMS), რომ ასეთი თვისებები და რეკომენდაციები

რამდენიმე წლის წინ, ელექტრონული დოკუმენტი მართვის სისტემა იყო მოხსენიებული, როგორც ნათელი მომავალი. დღეს, ისინი ფართოდ გამოიყენება საჯარო და კერძო საწარმოებს. მაგრამ რაც მთავარია, რომ მოთხოვნა იზრდება SED. რა არის ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა და როგორ მუშაობს, მაგალითს რუსეთის დღევანდელი სისტემა.

წინაპირობები

რათა უკეთ გავიგოთ, თუ როგორ EDS პროგრამა, თქვენ უნდა განიხილოს, ძირითადი ცნებები და ამოცანები. ძირითადი ფაქტორი, რომელიც განსაზღვრავს არჩევანი ერთი სისტემის ან სხვა.

თუ ორგანიზაცია ფუნქციონირებს ფორმალური კონტროლი, საჭირო დოკუმენტი არ არსებობს. მარხვის ბიზნეს პროცესების არსებობს საჭიროება კონტროლის მექანიზმი დახმარებით შეკვეთილი დოკუმენტები. თუ თქვენ არ ჩაერთონ ოპერაციების დროულად დაიწყება დაამყარონ და დაიკარგოს.

გარდა ამისა, ქაღალდის გადამზიდავი, სპეციალური ფაილი შენახვის სქემა სერვერზე. მაგრამ ეს მუშაობს ხანგრძლივი. ერთად მზარდი მოცულობის იზრდება მოთხოვნა ინფორმაციის შენახვისა და სინქრონიზაცია.

არსებობს დილემა: როდის გამოიყენოთ შესანახად ძველი ქაღალდის ან SED. რა არის მნიშვნელოვანი შეიძლება მიღებულ ელექტრონულ სისტემაში? გაუმჯობესების ეფექტურობის ორგანიზაცია.

ეკონომიკური ეფექტი

ოპერატიული ეფექტურობა შეიძლება გაიზარდოს ორი გზა: ხარჯების შემცირება და გაზრდის შედეგები. DMS დოკუმენტები შეგიძლიათ მისაღწევად ორი მიზანი ერთდროულად. რომ არის, დანერგვა სისტემა საშუალებას აძლევს ორგანიზაციის დახარჯოს ნაკლები, მაგრამ მოსაპოვებლად მეტი.

ხარჯების შემცირება ხორციელდება შემცირების ქაღალდის ხარჯები, ზედნადები time, დააჩქაროს ინფორმაციის გაცვლა, ცვლილებები კორპორატიული კულტურა.

ეფექტიანობის შესაფასებლად, რომელიც უზრუნველყოფს EDS პროგრამა, თქვენ უნდა გამოვთვალოთ ღირებულება მუშაობა დიზაინი ქაღალდის დოკუმენტები. სავარაუდო საკონსულტაციო კომპანიები, ასეთი ოპერაციების ტერიტორიის 20% გაუტოლდა. სისტემა რუსული ბიუროკრატიის, სჭირდება კიდევ უფრო მეტი - 60% გაუტოლდა. დანერგვა SED შეამცირებს ეს ხარჯები მინიმუმ 10 ჯერ.

ოფისის მენეჯმენტი და დოკუმენტის მართვა

ეს ორი ცნება უკავშირდება. დოკუმენტებზე - ტერმინი, რომელიც ეხება ფორმალური წესები მუშაობა დოკუმენტები. ზოგიერთი EDS სისტემა შეიძლება მორგებული ქვეშ წესების ოფისი, მაგრამ არიან ისეთებიც, სისტემების საფუძველზე, რომელიც უკვე შექმნილია დოკუმენტებზე.

დოკუმენტში არის ერთეული შენახვის ინფორმაციის EDS. Workflow გამომუშავებული სხვადასხვა წყაროებიდან: სხვა სისტემები, პროგრამები, e-mail, მაგრამ უპირველეს ყოვლისა, - დასკანერებული ქაღალდი. აქედან გამომდინარე, სკანერები და სხვა აღჭურვილობა განუყოფელი ნაწილი SED. სისტემა ინახავს ყველა დოკუმენტი არის მათი ისტორია, რომელიც უზრუნველყოფს ორგანიზაციის მოძრაობა, ახორციელებს მათ ბიზნეს პროცესები.

ასეთ საფუძველი არის გადაწყვეტილება, ბრძანება და ბრძანება EDS. მათი საშუალებით, და ორგანიზაციის მიერ მართვა. ნებისმიერი დოკუმენტი მიეწოდება "დახმარება". Set სფეროებში ფორმა დამოკიდებულია ტიპის დოკუმენტი. სისტემა ინფორმაცია ინახება მონაცემთა ბაზაში თითოეული სფეროში ბარათი.

ფუნქციები და ამოცანები SED

დოკუმენტის მართვის პროგრამა მიზნად ისახავს ამ პრობლემების მოსაგვარებლად:

• სისტემატიზაციის მუშაობა დოკუმენტები.
• შექმნა დოკუმენტები თარგები, რეგისტრაციის შენახვა;
• ავტომატიზაციის აღრიცხვა;
• კლასიფიკაცია დოკუმენტები.

მოდი, ვნახოთ, მჭიდროდ SED ფუნქცია. დოკუმენტის მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა გამოიყენება:

• შექმნა ბარათები.
• ფორმირების დოკუმენტის ტექსტში;
• შენახვის მონაცემების pdf ან MS Word ფორმატში;
• კონტროლის შესახებ უფლებები;
• შექმნა მარშრუტები;
• მოძრაობის მართვის დოკუმენტები;
• გაგზავნის შეტყობინებები, შეგახსენებთ;
• ხე, ცნობარები, კლასიფიკატორების;
• ფორმირების მითითებებს;
• ძიება და დოკუმენტების ხელმოწერის;
• მომტანი ანგარიშები.

სისტემური ნიშნებია:

• დისტანციური მუშაობა დოკუმენტები;
• მონაცემთა ბაზის შენახვა მონაცემები;
• ერთდროულად მუშაობა EDS;
• უსაფრთხოების მეშვეობით სერთიფიკატები, კოდები, და პერსონალურად.

დადებითი და უარყოფითი მხარეები

გადასვლის EDS უფრო მეტი უპირატესობა აქვს, ვიდრე უარყოფითი მხარეები. თუმცა, სწორად ორგანიზებული პროექტის შეუძლია გაანადგუროს ყველა უპირატესობა ავტომატიზაციის. EDMS განხორციელების მიზნები უნდა იყოს მიღწევადი. შეღავათები მოიცავს:

• ცენტრალიზებული სტრუქტურა შენახვაზე;
• იგივე მიდგომა შექმნა და დამუშავება დოკუმენტები;
• თარგები;
• ძიება;
• აუდიტი.

მინუსი არის მაღალი საწყის ხარჯებს და დეტალური მუშაობა შესახებ ტრენინგი.

დოკუმენტის დამუშავება პროცესები

EDMS ელექტრონული დოკუმენტი გადის სართულების რაოდენობა, რა თქმა უნდა, რა საბუთებია ენიჭება გარკვეული თვისებები. დამუშავების ხორციელდება ორივე ხელით და ავტომატურად. მეორე შემთხვევაში კომპლექტი:

• პირობებში გარდამავალი შორის ეტაპები;
• გამოყოფის მარშრუტი;
• წარმოების ციკლის;
• აწარმოებს ქვე, ქრონომეტრები, დამუშავების პროცედურები;
• განსაზღვრული შესახებ როლები.

სახის მკურნალობა:

• შექმენით დოკუმენტი.
• რედაქტირება.
• Renaming.
• მოძრავი.
• Saving.
• ინდექსირებას.
• წაშლა.

EDS ხარჯები

სრული workflow ვერ მოქმედებენ გარეშე ლიცენზიის სერვერზე, სრული დაკონფიგურირება და მომზადების ყველა მომხმარებლებს. თითოეული ეს ელემენტი მოითხოვს დიდი ფულადი outlay. გარდა ამისა, ჩვენ არ უნდა დაგვავიწყდეს, ინტეგრაციის EDS სხვა სისტემები, განახლება მონაცემთა ბაზები და პროგრამული უზრუნველყოფა, ტექნიკური მხარდაჭერა და სხვა სახის საკონსულტაციო მომსახურება მხარდასაჭერად ხარჯები.

განხორციელება SED

პროექტის განხორციელება რამდენიმე თვე დასჭირდება. პროცესი დამოკიდებულია დოკუმენტური პროცესები და ფინანსური, ინსტიტუციური და რესურსების შესაძლებლობები. განხორციელების ხორციელდება ასეთი ალგორითმი:

• შექმნა სამუშაო ჯგუფი, განსაზღვრა ხელმძღვანელი;
• განსაზღვრება მიზნები და ამოცანები;
• ინსპექციის ხელთ არსებულ დოკუმენტაციას პროცესები;
• განვითარების ტექნიკური მახასიათებლები;
• არჩევანი EDS;
• შეთანხმების დადების on განხორციელების EDS;
• განვითარებისა და დებულების დამტკიცების თაობაზე მუშაობა;
• შეამოწმეთ საწყის შევსება დირექტორიები;
• წინასწარი ტესტი EDS;
• კადრების მომზადება;
• ტესტი განხორციელების EDS;
• შედეგების ანალიზი ტესტი ოპერაცია;
• შეცდომა კორექცია;
• სრული განხორციელების SED.

დანერგვა შეცდომა

განსაკუთრებული ყურადღება უნდა მიექცეს იმ პროცესებზე, რომელიც მოითხოვს თანდასწრებით ქაღალდის დოკუმენტი. მთავარი შეცდომა - ეს არის დუბლირებას ქაღალდის დოკუმენტი ელექტრონული ფორმით. ეს ართულებს მუშაობას და იწვევს უარყოფითი დამოკიდებულება ავტომატიზაცია. განხორციელების ორმაგი სამუშაო არავინ აქცევს. ჩვენ უნდა ავაშენოთ ავტომატიზირებული პროცესების გარეშე დუბლირებას. მეორე შეცდომა - unpreparedness პერსონალი. ყველაზე ხშირად, ახალი პროცესები აღიქმება მტრული. აქედან გამომდინარე, ჩვენ უნდა ავუხსნათ მათ, თუ რატომ გააცნო მაგრამ, ასე რომ მათ შეგნებულად წავიდა სასწავლო პროცესში.

დოკუმენტის შენახვის ტექნოლოგია

EDS ელექტრონული დოკუმენტი მოიცავს ატრიბუტები, რომლის საფუძველზეც ჩხრეკა, კლასიფიკაციისა და დაჯგუფება ანგარიშები მშენებლობა. ზოგჯერ დოკუმენტი შეიქმნა თარგი, ზოგჯერ - გადაცემის მონაცემთა ბაზიდან. ატრიბუტები ინახება მაგიდები. ფაილი თავად მოთავსებულია შენახვის საქაღალდეში, ინფორმაცია - ის მონაცემთა ბაზაში დირექტორია. ხელმისაწვდომობის მონაცემები მიღებული მხოლოდ მომხმარებლები EDMS სისტემა.

რა არის ნაკადი სკანირება?

შემოვა გადამამუშავებელი დოკუმენტები, რასაც მოჰყვა განთავსება ნიმუშები ფაილი შესრულებული გამოყენებით სკანერები. დროს სკანირების პროცესი შეიძლება ავტომატურად შექმნის შტრიხკოდების დოკუმენტი და მისი რეგისტრაციის მონაცემთა ბაზაში და ფოკუსირება მოცემულ მარშრუტზე.

OCR

ეს ელექტრონული დოკუმენტის მართვის სისტემის DMS აკონვერტებს ელექტრონული იმიჯი დოკუმენტის ფორმატში jpeg ფოტო ან ტექსტის ფორმატში. იგი იყენებს სპეციალური პროგრამული როგორც standalone განაცხადის ან ინტეგრირებული ESCOM.BPM in SED. რა არის ESCOM.BPM? ეს აღიარება საპროგრამო დოკუმენტებს, აკრეფილი სხვადასხვა შრიფტები. აღსანიშნავია, რომ დამოუკიდებელი განაცხადების უფრო მეტი ფუნქციები და კი აღიარებს ხელნაწერი ტექსტი.

Barcoding

ეს ტექნოლოგია უზრუნველყოფს კომპლექტი პროცედურებს და გამოყენების გრაფიკული შტრიხ დოკუმენტი. უნიკალური შტრიხკოდების გენერირდება სისტემის მეშვეობით სერვერზე. ის უზრუნველყოფს იდენტიფიკაციის დამადასტურებელი დოკუმენტი, მისი სწრაფი ძებნა საფუძველზე განაწილება და შენახვა საიტებზე. რეგისტრაციისას დოკუმენტი დაბეჭდილი ეტიკეტების შტრიხკოდების შესაბამისი იდენტიფიკატორი ელექტრონული ბარათები. იგი გაერთიანებულია ქაღალდის ვერსია დოკუმენტი.

EDS

ციფრული ხელმოწერის საშუალებას იძლევა სისწორეს დოკუმენტი და მონაცემთა უცვლელობა. ხელმოწერა კეთდება გამოყენებით კრიპტოგრაფიული, პროგრამული და გასაღებები - სერტიფიკატი. ეს უკანასკნელი არის ფაილი სპეციალურ ფორმატში, რომ რეგენერირებული ცენტრში საკითხი ლიცენზია. უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად ინფორმაცია უნდა იყოს შენახული ცნობა ჭკვიანი ბარათი ან გასაღები I-ნიშნად. ისინი დაცული PIN კოდი. იმ შემთხვევაში, თუ PIN შევიდა რამდენჯერმე არასწორი, მაშინ ცნობა ავტომატურად დაიბლოკა.

სრული ტექსტი და ატრიბუტი ძებნის

ატრიბუტი ძებნის ხორციელდება გამოყენებით სპეციალური ფორმა რამდენიმე ღირებულებები ბარათები სფეროში. მაგალითად, "კონტრაგენტის" კრიტერიუმი საძიებო მონაცემების სფეროში "მიმღების" ან "გამომგზავნი". სისტემა ადარებს შევიდა კრიტერიუმებს მონაცემების ბარათები და ინახავს შედეგი ის ბარათები, რომლებიც დამთხვევა. ძებნის ხორციელდება გათვალისწინებით ზუსტი ან ნაწილობრივი მატჩები.

ძიება სრულ ტექსტში ხორციელდება მონაცემების დოკუმენტი, მათ შორის სიტყვა ფორმების მეშვეობით მონაცემთა ბაზის ჩაშენებული ინსტრუმენტები, როგორიცაა MS SQL Server, Oracle. სრული ძიება ფაილი უნდა შევიდა მონაცემთა ბაზის დოკუმენტის ფორმატში (doc), მაგიდები (xls), პრეზენტაციები, იუწყება.