Რამდენი შეკვეთაა დაცვა? პერსონალის დოკუმენტების შენახვა

საწარმოს ყველაზე მნიშვნელოვანი სტრუქტურული ერთეული არის პერსონალის მომსახურება. სპეციალისტები, რომლებიც იქ მუშაობენ, ხშირად ახორციელებენ სხვადასხვა ბრძანებებს, აგრეთვე მათი შენახვისა და ბრუნვის ორგანიზებას. დოკუმენტის ტირაჟის სისტემაში ყველაზე მოთხოვნადი დოკუმენტები მოიცავს შვებულების შეკვეთებს. რა ფორმირების ნიუანსია? რა პირობების შენახვა განისაზღვრება მარეგულირებელი კანონმდებლობით?

რა დოკუმენტებია შვებულების შეკვეთები?

რამდენი შვებულების შეკვეთის დაკმაყოფილების საკითხის განხილვამდე ჩვენ შევისწავლით დოკუმენტებს, რომელ დოკუმენტებს ეხება ისინი კორპორატიული ინსაკორპორაციული დოკუმენტების კლასიფიკაციის თვალსაზრისით.

ზოგადად მიღებული მიდგომის შესაბამისად, ისინი ლეგიტიმურნი არიან პერსონალის მითითებების შესახებ. ეს წყაროები დაჯგუფებულია ინდივიდუალური შემთხვევებში საერთო მახასიათებლების საფუძველზე. პერსონალის საბუთები შეიძლება შედგენილი როგორც ერთიანი ფორმით, ისე საწარმოს მიერ დამოუკიდებლად შემუშავებული წესების მიხედვით.

შემთხვევები, რომლებიც კომბინირებენ იმავე ტიპის ბრძანებებს არ უნდა შეუთავსონ დოკუმენტები, რომლებიც მნიშვნელოვნად განსხვავდება შენახვის თვალსაზრისით. განვიხილოთ, თუ როგორ შეიძლება კლასიფიცირებული იყოს შესაბამისი წყაროები ამ კრიტერიუმით.

პერსონალის დოკუმენტების შენახვის ვადები

არსებობს პერსონალის დოკუმენტები, რომლებიც დიდი ხნის განმავლობაში ინახება. ამავე დროს, არ აქვს მნიშვნელობა, რა საწარმოები ფუნქციონირებენ საორგანიზაციო და იურიდიულ ფორმებს. ასე რომ, კანონი ითვალისწინებს, რომ ზოგიერთი დოკუმენტი 75 წლის განმავლობაში უნდა იყოს დაცული. ესენია:

• თანამშრომლების დასაქმების ბრძანებები;
• მუშების გათავისუფლების ბრძანებები.

არსებობს წყაროები, რომლებიც ინახება უფრო მოკლე პერიოდში - 5 წლის განმავლობაში. ასეთი პერსონალის დოკუმენტებია:

• დღესასწაულების შეკვეთები;
• ინსტრუქციები ბიზნეს მოგზაურობის შესახებ.

ამრიგად, პერსონალისთვის ბრძანებების სახით, შვებულების ყველა ვადაა 5 წელი.

ეს არის მარეგულირებელი კანონმდებლობის მახასიათებლები. თუ რამდენი შვებულების დაცვა იცვლება, აუცილებელია ნებისმიერი ადამიანური რესურსების სპეციალისტი, რომ საწარმოთა პერსონალისთვის დოკუმენტაციის სწორად შესანარჩუნებლად. შესაბამისად, ამ სპეციალისტების კომპეტენციას ასევე შეუძლია უზრუნველყოს შესაბამისი წყაროების უსაფრთხოება.

შემთხვევები, რომლებიც მოიცავს წლიური შვებულების შესახებ ბრძანებებს, შეიძლება კლასიფიცირებული იყოს ცალკეულ კატეგორიებად, რისთვისაც დამატებითი საფუძვლების არსებობაა. მაგალითად, საწარმოთა ორგანიზაციული სტრუქტურის გათვალისწინებით, კომპანიის დეპარტამენტების და განყოფილებების თანამშრომლების განაწილება.

ასე რომ, ჩვენ ახლა ვიცით რამდენი ბრძანებები ინახება შვებულებაში - ხუთი წელი. მაგრამ არსებობს მთელი რიგი თვისებები, რომლებიც ახასიათებენ თანამშრომლების გათავისუფლებასთან დაკავშირებულ დოკუმენტებთან მუშაობის პროცედურას. ის სასარგებლო იქნება მათ შესწავლაში.

საწარმოში პერსონალის დოკუმენტებთან მუშაობის ორგანიზება: ნიუანსი

უპირველეს ყოვლისა, უნდა აღინიშნოს, რომ ჯერჯერობით არ იქნა მიღებულ დოკუმენტაციის ბრუნვის ორგანიზების წესის დამდგენის საკანონმდებლო რეგლამენტი. თითოეული ორგანიზაცია დამოუკიდებლად ან, შესაძლოა, უმაღლესი ხელისუფლების რეკომენდაციების გათვალისწინებით, განსაზღვრავს სამუშაოს შესაბამის წყაროებთან. პერსონალის დოკუმენტებთან მუშაობის ოპტიმიზაციის მიზნით, კერძოდ, დასაქმებულის დასვენების დღესთან დაკავშირებულ საკითხებში შეიძლება გამოყენებულ იქნეს სხვადასხვა ერთიანი ფორმა.

სამუშაო დღესასწაული დოკუმენტებით: ნიუანსი

თუ კონკრეტულად ვსაუბრობთ დღესასწაულისთვის დამადასტურებელ დოკუმენტებზე, მაშინ ისინი რეკომენდირებულია ექსპერტების მიერ შენახვისთვის, კლასიფიკაციის გათვალისწინებით:

• ფასიანი საგანმანათლებლო საგანმანათლებლო დღესასწაულების შესახებ დოკუმენტებზე;
• სხვა სახის დღესასწაულების შეკვეთები .

სათანადო დოკუმენტაციის მიმოქცევის მიზნით გამოიყენება სხვადასხვა ჟურნალები:

• დასვენების ორდერის რეგისტრაცია;
• გათავისუფლების ბრძანებები გადაცემის, გაწვევას თანამშრომლების შვებულებაში.

ამავე დროს, შესაბამისი ჟურნალები ჩვეულებრივ ინახება ქაღალდზე.

ნებისმიერი ბრძანება - დეკრეტული შვებულების შესახებ, სწავლის შვებულებაში, ხელშეკრულების მიხედვით ძირითადი - უნდა გაიცეს სხვა დოკუმენტის საფუძველზე. ეს წყაროები ასევე შეიძლება ჰქონდეს სპეციალური შელფის ცხოვრება. ასევე, აზრი აქვს სხვადასხვა ჯგუფების მიერ მათთვის დამახასიათებელი ნიშნით, რათა მოხდეს დოკუმენტების პერსონალის ნაკადის ოპტიმიზაცია.

საკადრო დოკუმენტაციის შენახვის ორგანიზება: ნიუანსი

განვიხილოთ ახლა პერსონალის დოკუმენტაციის შენახვის ორგანიზაციის მახასიათებლები . აქ კომპეტენტური სპეციალისტის ერთ-ერთი მთავარი ამოცანაა საქმეების ჩამოყალიბება. მისი გადაწყვეტილებით, პირველ რიგში, აუცილებელია განავითაროს დოკუმენტების შენახვის ვადები იმ ან სხვა ჯგუფებთან დაკავშირებით. თითოეულ წყაროს უნდა ჰქონდეს აუცილებელი რეკვიზიტები. თუ კონკრეტული დოკუმენტი არ დააკმაყოფილებს დადგენილ მოთხოვნებს, მაშინ სასურველია, რომ მასში შედიოდეს.

საკადრო დოკუმენტაციის შენახვისას პასუხისმგებელმა ოფიცერმა შეიძლება გამოიყენოს სხვადასხვა სტანდარტის შესაბამისი ინფორმაცია წყაროების შესახებ ან გამოიყენოს intracorporate ნორმები.

ზემოთ მოყვანილი დოკუმენტების მაგალითები, რომლებიც შეიძლება 5 წლის განმავლობაში ინახებოდეს (კერძოდ, შვებულების ბრძანებები), ასევე ის, რომ ორგანიზაციამ საარქივო ჩანაწერებში უნდა გაიაროს საგრძნობი პერიოდი. მეორე ტიპის წყაროების ბრუნვა შეიძლება რეგულირდეს დამატებითი შიდა წესებით. ასე რომ, თუ დოკუმენტი 75 წლის განმავლობაში უნდა ინახებოდეს, საწარმოს ნორმები ამოქმედდება, რომლის მიხედვითაც პერსონალის დოკუმენტაცია გადაცემულია არქივში გრძელვადიანი განთავსებისათვის. თავის მხრივ, 5-წლიანი შელფის მქონე დოკუმენტაცია ხშირ შემთხვევაში არ უნდა გადაეცეს არქივში. ისინი შეიძლება განთავსდეს სხვა დაცული, მაგრამ ამავე დროს უფრო ხელმისაწვდომი სწრაფი გაცნობა ადგილის შესაბამის დოკუმენტებთან.

სამუშაოს მნიშვნელოვანი ელემენტია ინვენტარიზაცია. მათ, კერძოდ, ფირმებს შეუძლიათ გამოიყენონ ორგანიზაციის არქივში შემთხვევების გადაცემისას.

სასარგებლო იქნება შვებულების დოკუმენტების მომზადებისას პერსონალის სპეციალისტის ქმედებების თანმიმდევრობა.

შვებულების დოკუმენტაციის რეგისტრაცია: ბრძანების საფუძვლების შემოწმება

როგორც ზემოთ აღვნიშნეთ, შესაბამისი ტიპის ბრძანებები გაიცემა ნებისმიერ საფუძველზე. უნდა შემოწმდეს. ზოგადად, ეს არის დამსაქმებლის შვებულების დამტკიცებული გრაფიკი. გარდა ამისა, ამ წყაროს შეიძლება დაემატოს შვებულების დასაქმების პირადი განაცხადი.

შესაბამისი გრაფიკი შედგენილია LC RF- ის დებულებების გათვალისწინებით და HR მენეჯერის მოვალეობებს შორის შეიძლება შეიცავდეს ამ დოკუმენტის ფორმირების პროცედურის შემოწმებას შრომის სამართლის სტანდარტების შესაბამისად. იმ შემთხვევაში, თუ გრაფიკი შედგენილია სწორად და შეავსოს სხვა წყაროებით, ბრძანება გასცემს დასაქმებულის შვებულებას. აღსანიშნავია, რომ კომპანიას შეუძლია მიიღოს სტანდარტი, რომლის მიხედვითაც, გრაფიკის დეტალები და მასთან დაკავშირებული დოკუმენტები აისახება სპეციალურ რეესტრებში. ეს პროცედურა შეიძლება განხორციელდეს საწარმოში პერსონალის ბრუნვის ოპტიმიზაციის მიზნით (იმ შემთხვევაში, თუ კომპანიის თანამშრომლები საკმარისად დიდია).

დასასვენებელი დოკუმენტების შესრულება: ბრძანების გაცემისას

ახლა, ფაქტობრივად, შესახებ ბრძანებებს დასვენება. მათი რეგისტრაციის მიზნით შეიძლება გამოყენებულ იქნეს ერთიანი ფორმები, როგორიცაა T-6 ან T-6a ან ინტრა-კორპორატიული პირობა. ამავდროულად, დირექტორის შვებულების შეკვეთა და ჩვეულებრივი თანამშრომლისთვის მომზადებული შესაბამისი დოკუმენტი შეიძლება წარმოდგენილი იყოს მსგავსი სტრუქტურაში. შრომის კანონმდებლობის თვალსაზრისით ისინი ერთნაირი დოკუმენტებია. თუმცა, რა თქმა უნდა, აზრი აქვს პერსონალის რეესტრში სხვადასხვა შემთხვევებში მათი გადანაწილება: ჩვეულებრივი თანამშრომლების ბრძანებები სავარაუდოდ ბევრად უფრო ხშირად შედგენილი უნდა იყოს ფირმის ხელმძღვანელისთვის.

შეკვეთის შესრულება: ნიუანსი

შვებულების შეკვეთის სახით შევსება ხასიათდება რიგი ნიუანსებით. ასე რომ, პრობლემის გადაჭრისას პერსონალის მოხელე სჭირდება:

• მიუთითეთ შვებულების ტიპი კანონმდებლობის ნორმების ან საწარმოს ადგილობრივი რეგლამენტის შესაბამისად;
• ყოველწლიური შვებულების შეკვეთაზე გამოსვლისას სწორი სამუშაო პერიოდის დახვეწა.

საწარმოს ხელმძღვანელი ვალდებულია ხელი მოაწეროს საწარმოს ხელმძღვანელს, თუ საწარმოს სხვა კომპეტენტური თანამშრომლები, როგორიცაა პერსონალის განყოფილების უფროსი, აქვთ მსგავსი უფლებამოსილებები.

რა თქმა უნდა, ეს უფლებამოსილებები ოფიციალურად უნდა დადგინდეს ცალკეულ ადგილობრივ ნორმატიულ აქტში. გამოაქვეყნებს მას, კვლავ, ორგანიზაციის ხელმძღვანელს, შესაბამისი კომპეტენციის დელეგირებას გარკვეულ თანამშრომელს. თავის მხრივ, პირი, რომელიც უფლებამოსილია განეხორციელებინა პერსონალის ბრძანება გასაჩივრებული პროცედურის შესაბამისად, ადასტურებს ამ ადგილობრივ სტანდარტთან გაცნობის ფაქტს და თავად იღებს შესაბამის უფლებამოსილებათა აღსრულებასთან დაკავშირებული გარკვეული ვალდებულებების ჩამონათვალს.

დასვენების დოკუმენტაციის რეგისტრაცია: ბრძანების რეგისტრაცია

მზა დასვენების ბრძანება უნდა დარეგისტრირდეს პერსონალის მომსახურებით. ამ მიზნით სპეციალური ჟურნალი გამოიყენება საწარმოების შესაბამის სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში. ამავდროულად, ეს შეიძლება ჩატარდეს რამდენიმე ეგზემპლარად, რომელიც განპირობებულია პერსონალის მომსახურების მიდგომით დასაქმებულთა შვებულების შესაბამისი დოკუმენტების კლასიფიკაციაში. მაგრამ თუ კომპანიის თანამშრომლებს არ გააჩნიათ მცირე და მნიშვნელოვანი საჭიროება სხვადასხვა ჯგუფებისათვის პერსონალის დოკუმენტაციის გავრცელებაზე, მაშინ ჟურნალი შეიძლება დაიცვას ერთ ასლში.

ბრძანებების რეგისტრაცია: ნიუანსი

ექსპერტთა შორის არის აზრი, რომლის მიხედვითაც, წესრიგის რეგისტრაცია სავალდებულოა იურიდიული ძალის შესვლისთვის. ანუ, ამ დოკუმენტის ხელმოწერა კომპანიის ხელმძღვანელის მიერ არ შეიძლება საკმარისი იყოს ამისათვის.

რეგისტრაციისთანავე, წლიური შვებულებისა და სხვა დოკუმენტების შეკვეთები, რომლებიც შესაბამის კატეგორიას მიეკუთვნება, მიიღებენ უნიკალურ ნომერს, რომლის საფუძველზეც წყარო მოიცავს შიდა კორპორატიული სამუშაოს სისტემაში. ორგანიზაცია განსაზღვრავს ამ ნომრის მინიჭების წესს. როგორც წესი, შვებულების დასაქმების ბრძანებების ფორმირების ქრონოლოგიის გათვალისწინებით.

შენახვის წესის შენახვის ვადა

ზემოთ მოვისმინეთ, თუ რამდენი შეკვეთაა დაცვა. სათანადო დოკუმენტაციის ჟურნალებისთვის ასევე დადგენილია გარკვეული პერიოდი - ეს არის ჟურნალისტის შესვლის ბოლო ვადის შესახებ ინფორმაციის შესვლის თარიღიდან 3 წელი. ამ წყაროების გარდა, სხვა დამხმარე ჟურნალები შეიძლება ჩამოყალიბდეს საწარმოს ფირმის მუშაობის ცალკეული ხაზების ფარგლებში ფირმაში დოკუმენტის მიმოქცევის ოპტიმიზაციისათვის. შესაბამისი დოკუმენტაციის შევსების წესი შეიძლება შეიქმნას ცალკეული ადგილობრივი მარეგულირებელი ორგანოების მიერ, რომლებიც გაცემულია საწარმოს ხელმძღვანელობის მიერ.

ორგანიზაციის მძღოლი, კონკრეტული თანამშრომლისთვის შესაბამისი კომპეტენციების დელეგირება. თავის მხრივ, პირი, რომელიც უფლებამოსილია განეხორციელებინა პერსონალის ბრძანება გასაჩივრებული პროცედურის შესაბამისად, ადასტურებს ამ ადგილობრივ სტანდარტთან გაცნობის ფაქტს და თავად იღებს შესაბამის უფლებამოსილებათა აღსრულებასთან დაკავშირებული გარკვეული ვალდებულებების ჩამონათვალს.