Რა არის ელექტრონული დოკუმენტი?

დონე კომპიუტერიზაციის დღეს მოუწოდებს გადასვლას "paperless" ოფისის მენეჯმენტი. იგი ეფუძნება ელექტრონული დოკუმენტი, რომელიც განსხვავებით ტრადიციული, ხასიათდება რიგი ახალი თვისებები და მახასიათებლები. ჯერჯერობით, ერთი განმარტება ამ მოვლენას არ არსებობს კანონი და არც სამეცნიერო მსოფლიოში რუსეთის.

კონცეფცია "ელექტრონული დოკუმენტის" გამოჩნდა, ჯერ კიდევ 1970-იან წლებში. ასე რომ დავიწყეთ ეწოდოს "მანქანით წაკითხვადი დოკუმენტები." მათი თავისებურება არის ის, რომ უნდა შეიქმნას დახმარებით კომპიუტერული ტექნიკა და განკუთვნილია კომპიუტერული დამუშავება. ამ შემთხვევაში, საჭირო დეტალები მზადდება მკაცრად დადგენილი წესით ყველა დოკუმენტები.

ელექტრონული დოკუმენტი - ობიექტი ინფორმაცია, რომელიც შედგება ორი სავალდებულო ნაწილად: 1) დეტალები (სახელი, ინფორმაცია ავტორის შესახებ, დრო, ადგილი წარმოშობის, და ა.შ.) და ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის შესახებ; 2) ძირითადი ნაწილი შინაარსი შედგება ტექსტური, გრაფიკული და ციფრული ინფორმაციის დამუშავება, როგორც ერთეული.

ელექტრონული დოკუმენტის ხელს აწერენ კვალიფიციური ელექტრონული ხელმოწერის, მიღების ექვივალენტი ქაღალდის მიერ ხელმოწერილი საკუთარი ხელით. ინფორმაცია წარმოდგენილი ის ციფრული (ელექტრონული) ფორმა. ზონდირების მონაცემების გამოყენებით კომპიუტერები შეუძლია გადასცეს ინფორმაცია სატელეკომუნიკაციო ქსელები, პროცესი - საინფორმაციო სისტემების. საჭიროების შემთხვევაში, დოკუმენტი შეიძლება მიიღოს სახით ჩვენების ეკრანზე და ქაღალდზე.

ელექტრონული დოკუმენტი - ციკლი ცხოვრებაში ელექტრონული დოკუმენტების საწარმოს (ორგანიზაციის, კომპანიის) უნდა მიიღონ მათ, სტატუსის შეცვლა (დამტკიცებულია, ეცნობოს, in, ნიშანი, დახურული, და ა.შ.) გაუქმების არქივი. ასეთი დოკუმენტი ზოგჯერ მოხსენიებული, როგორც «workflow», რომელიც ახასიათებს მოძრაობა დოკუმენტების ერთი ნაკადი ინდივიდუალური სამუშაოების ფარგლებში კონკრეტული ბიზნეს პროცესის. მთელი ელექტრონული დოკუმენტის მართვის სისტემის მოიცავს პროგრამული უზრუნველყოფა, რომ თქვენ უნდა ორგანიზება და შენარჩუნება ამ სახის სიცოცხლის ციკლი დოკუმენტები.

ელექტრონულ დოკუმენტს და workflow საფუძველზე რამდენიმე უპირატესობები ტრადიციული. ისინი საშუალებას ორგანიზაციის პერსონალის კონტროლი არა მხოლოდ საკუთარ ტერიტორიაზე მუშაობა, არამედ მთელი პროცესი. გამოიყენეთ ელექტრონული არქივი ბევრად უფრო მოსახერხებელია, ვიდრე ქაღალდზე. , შემცირების დროს გავლის მისი კოორდინაცია და აღსრულების დოკუმენტში შეგიძლიათ იხილოთ რამდენიმე წუთში. ზოგადად, ეს არის უფრო ეკონომიური, ვიდრე ქაღალდზე. არსებობს საკმაოდ ბევრი ელექტრონული დოკუმენტის მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა ( "მოტივი", "E1 ევფრატი", "DocsVision", "1C: დოკუმენტი" და სხვ.).

დღეისათვის არსებობს Shade უცხოური გამოცდილების რეგულირების სფეროში ურთიერთობების ელექტრონული დოკუმენტების სამართლებრივი თვალსაზრისით. რუსეთში, პრობლემა ამ ურთიერთობის მოწესრიგება არ მიიღო საკანონმდებლო გადაწყვეტილებები, თუმცა მცდელობები კანონის მიღებას (2005). კანონმდებლობის მიღების ამ სახის ქაღალდის ერთ - ერთი მნიშვნელოვანი მიმართულებაა სამართლებრივი რეგულირება.