Საარქივო საქმისწარმოების ორგანიზაცია: GOST, ინსტრუქციები, დოკუმენტები, წესები. სახელმძღვანელო საარქივო მართვა

საარქივო მართვის წესებს შეიცავს ძირითადი მოთხოვნები მუშაობა ნაშრომები და მასალები არ არის ჩართული მიმდინარე საქმიანობას კომპანია. ისინი ჩამოყალიბებული შესაბამისად წინამდებარე მარეგულირებელი ჩარჩოს, მარეგულირებელი სფეროს დამუშავება, კოლექცია და შენახვის ინფორმაცია. ძირითადი ტერმინები ფარგლებში კომპლექტი Standard საარქივო საქმისწარმოების. შემუშავებისას, მათ მხედველობაში advancements გამოყენების ტექნოლოგიების და მოწინავე საინფორმაციო ტექნოლოგიების. განიხილოს დამატებითი საფუძველზე საარქივო მართვა.

სიხშირე

სახელმძღვანელოს საარქივო საქმისწარმოების ვრცელდება სამთავრობო უწყებებს. ისინი ასევე აუცილებელია ბიზნესის ჩართული გარკვეული სახის სამუშაოს. კერძოდ, რეგლამენტის ვრცელდება იმ ნაწილში, აღწერა, რეგისტრაციის, შენახვისა და გამოყენების დოკუმენტები საარქივო ფონდი რუსეთის ფედერაციის, მოხსენიებული სახელმწიფო ქონება.

ქვედანაყოფების საწარმოების, მუშაობის ფილმი, phonographic, ვიდეო, ფოტოები, რუკები, მეცნიერებისა და ტექნოლოგიების, ტელემეტრიული ინფორმაცია, რეგულირდება დებულებების დაგეგმვისა და ანგარიშგების.

მოვალეობა და უფლება შექმნას ორგანიზაციების არქივში დროებითი შენახვის დოკუმენტების RF AF საფუძველს დარგობრივი კანონმდებლობის (1993), პოზიცია (1994 და 1998). მარეგულირებელი ჩარჩოს შექმნას სამართლებრივი აქტების რეგიონული მნიშვნელობის. ითვლება წესები არ ვრცელდება დოკუმენტები, სამუშაო, რომელიც რეგულირდება ფედერალური კანონი № 5485-1 და პრეზიდენტის ბრძანებულება № 1203 საწყისი 30.11.1995, რომ

დასრულების

ეს არის სისტემური შესავსებად დოკუმენტური ბაზის საწარმოს ერთეული. კრეფა მოიცავს განსაზღვრის:

1. წყაროები.
2. შემადგენლობა მასალები უნდა იყოს მიღებული.

როგორც ნაწილი ამ საქმიანობაში ასევე განახორციელეს პირდაპირი გადაცემის დოკუმენტები არქივში. როგორც წყაროებია:

1. საწარმო ერთეულები.
2. ფიზიკური პირები.
3. დაქვემდებარებული სტრუქტურა.

შემადგენლობა მასალები

საარქივო საქმისწარმოების ინსტრუქცია ადგენს, რომ შეძენის ხორციელდება დროებით (10 წლის განმავლობაში) შემთხვევაში და მუდმივი შენახვისათვის. ასევე უყრის ინფორმაციას პერსონალი. იმ შემთხვევებში, როდესაც შელფზე ცხოვრებაში არანაკლებ 10 წლის განმავლობაში, როგორც წესი, არქივში არ გადაეცემა. ისინი შეიცავს შესაბამის ნაწილში საწარმო. ბოლოს შელფზე ცხოვრებაში ასეთი რამ უნდა განადგურდეს. დეტალები ინდივიდუალური ხასიათი გადამდები თხოვნით მფლობელი. შესაბამისად, ისინი იგზავნება სახელმწიფო არქივის მუდმივი შინაარსი. გადაცემა ასევე უნდა მასალები Enterprises წინამორბედი და ლიკვიდაცია დაქვემდებარებაში მყოფი სტრუქტურების.

საარქივო საქმისწარმოების და ნომენკლატურა

უფლებამოსილი თანამშრომლების სამუშაოდ საწარმოს საინფორმაციო მასალები, რათა სისტემატური სია შემთხვევაში. მან მოუწოდა ნომენკლატურა. მისი წყობა მიუთითებს შელფზე ცხოვრებაში მასალები. საარქივო ჩანაწერების მართვის სახელმძღვანელო ითვალისწინებს სამართლებრივი სამმართველოს მონიტორინგი და ხელს შეუწყობს მომსახურების უზრუნველყოფის შედგენაში ნომენკლატურა. სისტემური სია ემსახურება როგორც საფუძველი ფორმირების ინვენტარის საინფორმაციო მასალების მუდმივი და დროებითი (10 წლის) შენახვა. ნომენკლატურის ასევე ძირითადი აღრიცხვის დოკუმენტი. იგი გამოიყენება რეგისტრაციის შემთხვევაში დროებითი შენახვის, მათ შორის ვადით არანაკლებ 10 წლის განმავლობაში. დადგენილი ნომენკლატურის სისტემატიზაციის სქემა შეიძლება გამოყენებული იქნას, როდესაც ვითარდება ბარათის ფაილი აქტების შესრულდა.

კლასიფიკაცია

შენახვა საარქივო მართვა ხორციელდება სამი სახის ნომენკლატურა:

1. დამახასიათებელი.
2. სამაგალითოა.
3. ინდივიდუალური (კონკრეტული კომპანია).

პირველი შემადგენლობას განსაზღვრავს მასალების გენერირებული მსგავს დაწესებულებებში. სტანდარტული ნომენკლატურა ითვლება მარეგულირებელი დოკუმენტი. მიახლოებითი სისტემატიზაცია განსაზღვრავს სავარაუდო შემადგენლობა საინფორმაციო მასალების საწარმოების, რომ იფარება მისი მოქმედება, რაც მიუთითებს ინდექსი. მას აქვს სარეკომენდაციო ხასიათი. ამ ტიპის სისტემატიზაცია გამოიყენება ფორმირების ინდივიდუალური სპექტრი და გადაასვენა ცვლილებების გარეშე.

მომზადება მახასიათებლები

დოკუმენტები საარქივო საწარმოს საქმისწარმოების სისტემატიზებული დადგენილი ფორმის შესაბამისად ნომენკლატურა სტრუქტურული ერთეულები. ეს უკანასკნელი უნდა იყოს შეთანხმებული და ხელმოწერილი ლიდერები.

ნომენკლატურა საწარმოს კეთდება ზოგადი სახით. ეს პარაფირებული არქივის უფროსი და პასუხისმგებელი პირის მიერ ხელმოწერილი ხელმძღვანელი მომსახურების გაწევის ან უფლებამოსილი თანამშრომელი. ნომენკლატურა უნდა დამტკიცდეს საექსპერტო კომისიის და შემდეგ ამტკიცებს კომპანიის დირექტორი. მას შემდეგ, რაც ახორციელებს ამ პროცედურების ხელმძღვანელები სტრუქტურული ქვედანაყოფების საწარმოს გათვალისწინებული ამონაწერი შესაბამისი სექციები.

ნომენკლატურა მომავალ წელს ჩამოყალიბდა ბოლო კვარტალში მიმდინარე პერიოდში. ჰარმონიზაციის ხორციელდება მინიმუმ 1 დრო 5 წლის განმავლობაში. თუ შეცვლის სტრუქტურა და ფუნქციები საწარმოს, ახალი ნომენკლატურა.

პროცედურა შედგენის საქმეთა

ფორმირება მოუწოდა დაჯგუფება მოქმედების შესაბამისად ნომენკლატურა. საარქივო მართვის ორგანიზაცია მოიცავს ინფორმაციის სისტემატიზირება შესაბამისად სახელი საქაღალდეში. არ დაიშვება დაჯგუფება დუბლიკატი ასლები და კანონპროექტებზე. გამონაკლისი მაღალი ღირებულების მანქანები. არ უნდა იყოს განთავსებული ქაღალდის ფოლდერი უნდა დაბრუნდნენ.

შენარჩუნება საარქივო აღრიცხვის ხორციელდება ცენტრალიზებული მასალებით სამსახურის ინფორმაციით უზრუნველყოფის, და დეცენტრალიზებული - როგორც სტრუქტურული ერთეულების და ზემოთ გაყოფა. დაჯგუფება ხორციელდება პირდაპირი ზედამხედველობის პასუხისმგებელი პირების უსაფრთხოების შენახვის მედია. საჭიროების შემთხვევაში, შეიძლება იყოს ჩართული თანამშრომლები სახელმწიფო არქივი.

ძირითადი მოთხოვნები

საარქივო მართვა ხორციელდება შესაბამისად მოთხოვნებს წესებს. ჩამოყალიბებაში საქაღალდეები ინფორმაცია მატარებლების უნდა აკმაყოფილებდეს შემდეგ მოთხოვნებს:

1. მასალების დროებითი და მუდმივი შენახვისათვის დაჯგუფებულია ცალკე.
2. საქაღალდე შედის ერთი ასლი თითოეული ქაღალდი.
3. საქაღალდე უნდა იყოს წინამდებარე მასალების ერთი კალენდარული წლის განმავლობაში. ამ დებულების, თუმცა, არსებობს გამონაკლისებიც. ესენია:

• პირადი საქმეები, რომლებიც წარმოიქმნება მთელი ხანგრძლივობა შესაბამისი თანამშრომელი;
• მასალებისა და სტრუქტურების არჩეული მუდმივმოქმედი და დროებითი კომისიები მათ მოადგილე, ჯგუფები, regimented პერიოდში მოწვევის;
• ქაღალდის საგანმანათლებლო დაწესებულებების, შესრულებული და დაჯგუფება სასწავლო წელი;
• თეატრალური მასალები, დამახასიათებელი საქმიანობის სეზონი;
• ისტორიები, და ასე შემდეგ.

საქაღალდე უნდა იყოს არანაკლებ 250 sheets, რომელიც სისქე არ აღემატება 4 სმ.

დაჯგუფება ადმინისტრაციული აქტები

საარქივო მართვა მოითხოვს სისტემატიზაციის სხვადასხვა სახის ინფორმაციის მატარებლები. ეს მათ ატრიბუტი და ადმინისტრაციული აქტები. ისინი დაჯგუფებულია ტიპის მიხედვით ქრონოლოგია და პროგრამები:

1. დებულებები დებულებით, რომელსაც ამტკიცებს ნორმატიული აქტების, იმოქმედოს, როგორც დანართებში. ისინი დაჯგუფებულია ერთად. იმ შემთხვევაში, თუ დებულებები, წესები, კანონები დამტკიცდა, როგორც ცალკეული ქმედებები, სისტემატიზაცია მათ ცალკეულ შემთხვევებში.
2. ბრძანებები და გადაწყვეტილებები უმაღლესი სტრუქტურები მათი განხორციელების დაჯგუფებულია სფეროებში საწარმო.
3. ბრძანებები, რომლებიც დაკავშირებულია პერსონალის, სისტემატიზაცია მიხედვით შეკავება პერიოდში. დიდი მოცულობის ინფორმაციის მასალები მიზანშეწონილად აქტების სხვადასხვა მხარეს კომპანია, ჯგუფური ცალკე.
4. ბრძანებები გასაღები საქმიანობის სისტემატიზებულია ცალკე აქტების პერსონალი. მაგალითად, იმისათვის, საარქივო ჩანაწერების მართვის შედის იმავე საქაღალდეში, და დანიშვნის განყოფილების უფროსი პასუხისმგებელი - სხვა.
5. დამტკიცებული საზღვრები, ანგარიშები, შეფასებები, itemized სიები, გეგმები და ასე შემდეგ. დაჯგუფდეს ცალ-ცალკე მათ პროექტები.
6. საიდან დოკუმენტების პირადი ფაილი ხორციელდება, რათა მათ მიიღეს.
7. სახის პერსონალის სახელფასო გადასახადები სისტემატიზებულია ცალკე ფოლდერები. ისინი მოწყობილი ანბანური თანმიმდევრობით.
8. პრეტენზიები, წინადადებები, მოქალაქეთა პრეტენზია კომპანიის საქმიანობის, ჩანაწერები, მათი განხილვა და განხორციელება დაჯგუფებულია ცალკე საჩივრების პირთა პირად საკითხებზე.
9. სისტემატიკა მიმოწერა ჩვეულებრივ ხორციელდება კალენდარული ვადა ქრონოლოგიური თანმიმდევრობით. ამ შემთხვევაში, პასუხი განთავსდეს შემდეგ კითხვებს. განახლების შემთხვევაში მიმოწერა კონკრეტულ თემაზე, რომელიც დაიწყო წინა წელს, დოკუმენტები შედის საქაღალდეში მიმდინარე პერიოდში. ამ შემთხვევაში მიუთითებს მაჩვენებელი წინა წელს.

რაც ინფორმაციის მატარებლები მიღებული შენახვის

საარქივო საქმისწარმოების უზრუნველყოფს რაოდენობის მოთხოვნები სტრუქტურული ერთეული, სამუშაო ქაღალდის დოკუმენტები. მიღების მატარებლები შეიძლება იყოს ნაწილობრივი ან სრული. ეს დამოკიდებულია შენახვის დროს. სრული რეგისტრაცია ხორციელდება იმ დროებითი დოკუმენტები (10 წლის განმავლობაში), მუდმივი შინაარსი, ისევე როგორც აქტების პერსონალი. იგი მოიცავს:

1. Hardcover / binder საქაღალდეში.
2. ნუმერაციის ფურცლები.
3. შედგენის გვერდი მოწმე.
4. ფორმირება შიდა ინვენტარი საჭიროების შემთხვევაში.
5. შეატანის დეტალები საფარი ფურცელი. ისინი შეიძლება შეეხოთ საწარმოს სახელით, რეგისტრაციის ნომერი ფოლდერები, ექსტრემალური ვადები, და ასე შემდეგ.

მასალები დროებითი შენახვის, მათ შორის ვადით არანაკლებ 10 წლის განმავლობაში, შედგენილი ნაწილი. ასე რომ, არ არის დაშვებული განახორციელოს სისტემატიზაცია ფასიანი ქაღალდების საქაღალდეში, არ დანომრილი სიები, არ უნდა უზრუნველყოფის იარლიყი.

ნიუანსი

საარქივო მართვა - საქმიანობა, რომელიც სპეციალისტების გთავაზობთ არა მხოლოდ უსაფრთხოების შესახებ მატარებლები, არამედ შესაძლებლობა, რომ მათთან მუშაობა, საჭიროების შემთხვევაში. იმისათვის, რომ ამ მიზნით, ქმედებებს საქაღალდეში, შეტანილი ოთხი პუნქცია მუყაოს საფარი. ისინი ასევე დასაშვებია, რომ სავალდებულოა განიხილავს შესაძლებლობას კითხულობს ტექსტები, გაფართოება, ვადები ვიზების ყველა ნაშრომების.

მზადება დაჯგუფება ყველა რკინის საკვალთები იხსნება. მასალა, რომელიც განკუთვნილია მუდმივი შენახვა და შედგება განსაკუთრებით ღირებული და unformatted აქტები შეიცავს ფოლდერები gated სამი სარქველი strings ან სპეციალური ყუთები.

როდესაც იმყოფება unclaimed დოკუმენტების პირადი ხასიათის (სამუშაო წიგნები, ბარათები, სამხედრო ბარათები, და ა.შ.). ისინი დასვა ცალკე კონვერტში და შეტანილი, რომ დანარჩენი მასალები. ბოლოს საქაღალდეში უნდა იყოს ცარიელი ფურცელი მოწმე. დასაწყისში საქაღალდეში sutured სახით შიდა ინვენტარი. უსაფრთხოების უზრუნველსაყოფად და ბრძანებით მოწყობა თითოეული ფურცელი დანომრილია არაბული ციფრებით. ეს წესი არ ვრცელდება გვერდზე და მოწმე ფორმები ინვენტარი. პუნქტების დააყენა ფანქარი მარჯვენა ზედა კუთხეში.

Sheet მოწმე

იგი მზადდება ბრძანების შესაბამისად. იგი შეიცავს სიტყვები და ციფრები:

1. პუნქტების ფურცლები ნუმერაციის.
2. გვერდების რაოდენობა შიდა ინვენტარი.

ფურცელი იეჰოვას მოწმე ასევე ითვალისწინებს ნუმერაციის სპეციფიკას. კერძოდ, თუ არა იქ ასოებით ინდექსები, დაკარგული კოდები, გვერდი ნომრები glued ფოტომასალა, დიდი ფორმატის გვერდები, და ასე შემდეგ. გარდა ამისა, ფურცელი მიუთითოს ყოფნა ბეჭდვა ბროშურები საქაღალდეში, თუ ისინი არ აღინიშნა მთავარი ნუმერაციის. Sheet მოწმის vised შემდგენელი. შემდგომი ცვლილებები სტატუსი შემადგენლობა და ფოლდერები უნდა აღინიშნოს, რომ მას მითითებით შესაბამისი აქტით. დაუშვებელია, რათა ფურცელი მოწმე თავფურცელზე საქაღალდეში ან წმინდა ბრუნვა ბოლო გვერდზე დოკუმენტი მას.

შიდა ინვენტარი

იგი ჩამოყალიბდა შენახვისა და აღრიცხვის საინფორმაციო მასალა დროს (10 წლის განმავლობაში) და უწყვეტი მობილურისთვის. შინაგან ინვენტარი შედგენილი ბიზნესის მიერ სახეობის დოკუმენტები, ტიტული, რომლის შინაარსი არ ხმაურდება. ფორმა უნდა წარმოადგინოს მონაცემები სერიული ნომრები თავდასხმების დირექტორია ინდექსები, სათაურები, ვადა და გვერდზე ნომრები.

შიდა ინვენტარი ერთვის შემაჯამებელი ჩანაწერი. იგი აცხადებს, ციფრებით და სიტყვებით დოკუმენტების რაოდენობა მასში, ისევე როგორც რაოდენობის ფურცლები ფორმირების იგი. ამტკიცებს შიდა ინვენტარი შემდგენელი. თუ საქაღალდეში არის შეკრული ან stapled გარეშე ფორმა, შედგენილი სია თან ერთვის შიგნით გარეკანზე.

შემადგენლობის ცვლილებები მასალები უნდა აისახოს საქაღალდეში "შენიშვნები". კერძოდ, ეს ეხება მოხსნა, ჩანაცვლება ქაღალდის ასლების, მათ შორის დამატებითი დოკუმენტები საქაღალდეში. ამავე დროს, ჩაახშო მითითება შესაბამისი აქტით. საჭიროების შემთხვევაში, შეიძლება ჩამოყალიბდეს ახალი შესვლის ფურცელი შემაჯამებელ შიდა ინვენტარი, ისევე, როგორც წარწერა მოწმენი საქაღალდეში.