Workflow საწარმო. მართვის პროგრამა დოკუმენტი და აღრიცხვის

დოკუმენტის ტირაჟირების ავტომატიზაცია არის ღონისძიება, რომლის საშუალებითაც თითქმის ყველა თანამედროვე საწარმო მოიზიდავს. მაშინაც კი, მცირე კომპანიები მუშაობენ სხვადასხვა მასალებით, მათ შორის წერილები, ბიუჯეტები, ინვოისები, კონტრაქტები და ყველა სახის მოთხოვნები. ამ მიზეზის გამო, პრაქტიკულად, ყველა თანამედროვე ორგანიზაცია ცდილობს გამოიყენოს ისეთი ღონისძიება, როგორც დოკუმენტის მიმოქცევის ავტომატიზაცია, რომელიც უზრუნველყოფს მონაცემების სისრულესა და უსაფრთხოებას, სხვადასხვა ინფორმაციის მოძიებისა და შენახვის შესაძლებლობას, ასევე მისი ჰარმონიზაციისთვის საჭირო დროის მაქსიმალურ ოპტიმიზაციას.

რატომ არის ეს აუცილებელი?

პრაქტიკაში ნებისმიერ კომპანიაში, თანამშრომლები გაატარონ ბევრი დრო ინფორმაციის მოძიება მათ სჭირდებათ, და სტატისტიკა ლაპარაკობს სიტყვასიტყვით, რომ დაახლოებით ნახევარი დრო სჭირდება ამის გაკეთებას. ასევე ხდება, რომ თქვენ ხელახლა უნდა ხელახლა ხელახლა გამოვიყენოთ ნაბეჭდი დოკუმენტების ხელახლა გამოყენება, რომლებიც არსებობს "სადღაც". საკმაოდ სტანდარტი არის სიტუაცია, რომელშიც ნებისმიერი კონტრაქტის წყაროს აქვს კომპიუტერთან ადვოკატი და საბუღალტრო აღრიცხვის სისტემაში შესრულებული ფასიანი ქაღალდების აღრიცხვის ჩანაწერები შესრულებულია საბუღალტრო სისტემაში, ანგარიშები და სერტიფიკატები ინახება საფინანსო დეპარტამენტში ქაღალდის ფორმით და კორესპონდენცია სახელშეკრულებო სამუშაოები თანამშრომლების საფოსტო ყუთშია. ინფორმაციის ასეთი "სიხშირე" უკიდურესად საზიანოა უსაფრთხოების, მთლიანობისა და თანმიმდევრულობისთვის, ისეთ სიტუაციაშია, რომ სამუშაოების ავტომატიზაცია ხდება გადაუდებელი.

სპეციალიზებული საინფორმაციო სისტემების დანერგვის გამო, პრობლემების უმრავლესობა მოგვარდება. მაგალითად, ზოგიერთი საბიუჯეტო სისტემა უზრუნველყოფს შესაძლებლობას, შექმნას ურთიერთდაკავშირებული ბიუჯეტის სისტემა შემდგომი ფორმირებისა და ამ დოკუმენტების სხვადასხვა ვერსიების შენახვისა და მათი სტატუსის მითითებით. ამდენად, საბიუჯეტო დოკუმენტაციის ტირაჟის პრობლემა ნაწილობრივ წყდება ამ სისტემების გამოყენებით.

თუმცა, არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ თანამედროვე საბიუჯეტო ბაზები, ისევე როგორც საბუღალტრო და ERP- სისტემები უმეტეს შემთხვევაში მუშაობენ სტრუქტურულ ინფორმაციასთან, ანუ მონაცემები, რომლებიც შეიძლება შეიქმნას და ინახებოდეს მაგიდის სახით. ექსპერტთა უმრავლესობის აზრით, მოცემულია სტრუქტურული ინფორმაციის ნებისმიერი თანამედროვე ბიზნესის მხოლოდ 20%, ხოლო დანარჩენი მოიცავს ელექტრონული კორესპონდენციას, დოკუმენტების ტექსტებს, მოლაპარაკებებისა და შეხვედრების სხვადასხვა ოქმებს, სურათებს და ა.შ. ხშირად, შეუძლებელი ინფორმაციის შესწავლის გარეშე, უბრალოდ არ არსებობს იმის საშუალება, რომ მოხდეს კონტექსტის ნორმალური შეფასება, რომელშიც უკვე არსებობს სტრუქტურა. ამ მონაცემთა შენახვის, შეგროვებისა და შემდგომი დამუშავების უზრუნველყოფა უზრუნველყოფს ისეთი ღონისძიებების გამოყენებას, როგორც სამუშაოების ავტომატიზაციას ან კომპანიის ინფორმაციის შინაარსის მართვის სისტემებს.

რა არის ეს?

ელექტრონული დოკუმენტის მართვის სისტემის დახმარებით, უზრუნველყოფილია, რომ ორგანიზაციის თანამშრომლებს შორის ურთიერთქმედება ტარდება დოკუმენტების საფუძველზე. ისევ 1C- ში, დოკუმენტური მენეჯმენტი უზრუნველყოფს დოკუმენტების შექმნას, ორგანიზაციის ირგვლივ გადაადგილების შესაძლებლობას, ასევე აკონტროლებს მათი დახმარებით აღწერილი დოკუმენტების და პროცესების შესრულებას. ამრიგად, ელექტრონული დოკუმენტური მენეჯმენტი კომპანია უზრუნველყოფს უპირატესობის უზარმაზარ რაოდენობას, მისი სამუშაო პრაქტიკულად ახალ დონეზე თარგმნის.

ასეთი ცალკეული დოკუმენტი ელექტრონული სისტემაში გამოირჩევა მთელი რიგი რეკვიზიტების თანდასწრებით, რომელიც ცალსახად ახასიათებს მას (ხშირად კარტების მიხედვით ამ ბარათებს უწოდებენ). ბარათში შეიძლება შეიცავდეს სხვადასხვა სახის ინფორმაცია, მათ შორის ტიპის დოკუმენტი, ფორმირების თარიღი და ცვლილებები, ავტორის სახელი, ასევე შენახვის ადგილი და მრავალი სხვა. მომავალში, დოკუმენტის მართვის სისტემა უზრუნველყოფს ამ დოკუმენტში მითითებული რეკვიზიტების შესაბამისად საჭირო დოკუმენტაციის შენახვასა და მოძიებას.

თვისებები

ელექტრონული დოკუმენტური მენეჯმენტი ორგანიზაციებს არა მარტო ბევრ უპირატესობას ანიჭებს, არამედ ბევრ ახალ შესაძლებლობებს იძენს, რაც ასევე მნიშვნელოვანია.

ცენტრალიზებული მართვა

მიუხედავად იმისა, თუ რამდენად დიდია კონკრეტული საწარმო, დოკუმენტის მართვის სისტემა საშუალებას გაძლევთ სწრაფად შეცვალოთ დოკუმენტების ფორმები, რომლებიც ვრცელდება მასზე. მაგალითად, განსხვავებული პასუხისმგებლობის ცენტრებში განაცხადის ფორმის შეცვლა, საკმარისია, რომ სისტემაში უკვე ინახება განაცხადის თარგის გარკვეული კორექტირება. ამის შემდეგ, თანამშრომლები, რომლებიც შეავსებენ ამ განაცხადებს, ვეღარ შეძლებენ მოძველებული ფორმის დოკუმენტაციას, რადგან განაცხადის შევსება და გადაცემა ხდება ამ სისტემის მეშვეობით.

დოკუმენტაციის ცხოვრების ციკლის მხარდაჭერა

თითოეული დოკუმენტი, რომელიც ჩაბარდება და დამუშავდება ნებისმიერ საწარმოში, აუცილებლად გადის რამდენიმე დადგენილ ეტაპს. მაგალითად, თუ ეს კორპორატიული ბიუჯეტია, ჯერ უნდა შეიქმნას, შემდეგ კი დამტკიცებული და განხორციელდეს გარკვეული დროის განმავლობაში. ამის შემდეგ, ამ ბიუჯეტის სხვადასხვა ფაქტობრივი და დაგეგმილი მაჩვენებლები ყურადღებით გაანალიზებულია და გადაგზავნა არქივში. 1C- ში, დოკუმენტური მიმოქცევა უზრუნველყოფს კორპორატიული გარემოს ძირითადი მოთხოვნების გათვალისწინებით, აგრეთვე კომპანიის ბიზნესის სხვადასხვა სამართლებრივი ნორმებისა და ინდუსტრიის სტანდარტების გათვალისწინებით, დოკუმენტაციის ცხოვრების ციკლის მკაცრ კონტროლს.

გუნდური მუშაობა

ელექტრონული დოკუმენტაციის მართვის სისტემა ხელს უწყობს გუნდური მუშაობის დოკუმენტებზე მუშაობის უფრო ადვილად ორგანიზებას და მას შეუძლია ჩართოს სპეციალისტები, რომლებიც სხვადასხვა ოფისებში ან სხვადასხვა ქალაქებშიც კი არიან.

სისტემა ინახავს ერთ დოკუმენტზე საკმაოდ დიდი რაოდენობით ვერსიებს და პირდაპირი რედაქტირების გარდა, მათ საშუალებას მოგცემთ, გაავრცელოთ მონაცემები, რომლითაც დაამატოთ გარკვეული შენიშვნები და შენიშვნები, რომლებიც არ იმოქმედებს ძირითად ინფორმაციას, რომელიც უნდა გადმოიტანოს.

კონფიდენციალობა

ამ სისტემების საკმაოდ მნიშვნელოვანი ფუნქციაა ის, რომ იმავე 1C- ზე დოკუმენტური ტირაჟი შეიძლება გაფორმდეს სპეციალური ელექტრონული ხელმოწერით შემდგომი დაშიფვრის საშუალებით. ამის წყალობით, საჭიროების შემთხვევაში, თქვენ შეგიძლიათ არა მხოლოდ ამ ინფორმაციის ან ამ ინფორმაციის ნამდვილობა დადასტურება, არამედ ცალსახად განსაზღვრავენ ავტორს, ასევე მიაღწიონ მაქსიმალურ ეფექტურ უსაფრთხოებას სხვადასხვა მონაცემების შესანახად.

მარშრუტი

თუ ელექტრონული დოკუმენტის მართვის სისტემა მიუწვდომელია, მაშინ ამ შემთხვევაში დასაქმებულს, რომელიც მონაწილეობს გარკვეულ ფასიანი ქაღალდების შექმნისას, აუცილებლად უნდა გვესმოდეს, თუ ვინ არის საუკეთესო ადგილი, რომელიც გადაეცემა ამ დოკუმენტებს. ელექტრონული დოკუმენტის მენეჯმენტი საწარმოს საშუალებას გაძლევთ ავტომატურად გადასცეს მონაცემები უფლებას.

მარშრუტი თავისუფალია და რთულია. უფასოა იძლევა საშუალებას, რომ საჭიროების შემთხვევაში, დოკუმენტის გაგზავნის შესაძლებლობა აბსოლუტურად ნებისმიერი ადრესატისთვის, ხოლო იმისთვის, რომ დამოკიდებულია საჭიროების მიხედვით, ხოლო რთულია ყველაზე ზუსტი რეგულაციისთვის, მაგრამ განსაკუთრებულ შემთხვევებში მოძრაობის წესების სისტემაში დამონტაჟებული დოკუმენტების ქმედება შეიძლება შეჩერდეს (მაგალითად, ზოგიერთი გარე სპეციალისტი).

წვდომის კონტროლი

არსებობს რამდენიმე ვარიანტი, თუ როგორ უნდა განსხვავდებოდეს კომპანიის სხვადასხვა თანამშრომლების უფლებამოსილება დოკუმენტის მართვის თვალსაზრისით. ამდენად, თანამედროვე სამუშაოს ავტომატიზაციის საშუალებები საშუალებას მოგცემთ მიანიჭოთ პიროვნება სრულ კონტროლს მონაცემებზე, შეზღუდოს უნარი შეცვალონ ან თუნდაც მხოლოდ დაამატოთ ან დაამატოთ ზოგიერთი ფაილი. ეს მნიშვნელოვნად ამარტივებს მუშაობას სხვადასხვა მონაცემებით და, რაც მთავარია, ხდება ბევრად უფრო უსაფრთხო.

ინტეგრაცია

გარკვეული კომპანიის ფარგლებში გავრცელებული ინფორმაციის მაქსიმალური ინტეგრირების უზრუნველსაყოფად, საწარმოს ელექტრონული დოკუმენტური მენეჯმენტი უზრუნველყოფს დადგენილი სისტემის ინტეგრირებას სხვა - ფინანსურ, წარმოებას, ანალიზსა და სხვა. ასეთი ინტეგრაციის შესაძლებლობების გათვალისწინებით, თანამედროვე დოკუმენტაციის მართვის სისტემები ხშირად იყენებენ რამდენიმე სახის პროგრამულ უზრუნველყოფას შორის კავშირს .

ამ ინფორმაციასთან ლოგიკურად დაკავშირებული ყველა სისტემის დოკუმენტები ჩვეულებრივ უწოდებენ კონტექსტს. მასში შეიძლება შეიცავდეს ქაღალდის შინაარსს ან ელექტრონული მიმოწერას, ფაქსებს, საგადასახადო დოკუმენტებს, ღონისძიებების წუთებს, ვიდეო და აუდიო ჩანაწერებს და ბევრი სხვა ინფორმაცია. კონტექსტში დოკუმენტი შეიძლება დაემატოს ან მთლიანად ავტომატიზირება ეს პროცესი დამოკიდებულია სახელმძღვანელოს პრეფერენციებსა და საჭიროებებზე.

მაგალითად, დოკუმენტის მართვის ავტომატიზაციის თანამედროვე სისტემა ბიუჯეტების ფორმირების პროცესში და შემდგომში ცვლილებების განხორციელებაში საშუალებას იძლევა რიგი სხვა შინაარსობრივი ინფორმაციის გამოყენებით:

• ბაზრის ყველა სახის მარკეტინგული კვლევა, მათ შორის არა მხოლოდ საკუთარი, არამედ გარე წყაროებიდან მიღებული,
• სხვადასხვა კონტრაქტები კონტრაგენტებთან (მყიდველებს ან მომწოდებლებს);
• სპეციალური ნორმატიული და საცნობარო დოკუმენტაცია;
• დამატებითი დოკუმენტაცია, რომელიც ასახავს რაიმე შეზღუდვებს ან მოსაზრებებს (მაგალითად, ინფლაცია, გაცვლითი კურსი და სხვა მონაცემები);
• ბიუჯეტის ნებისმიერი ვერსიის განხილვა, ასევე ყველა სახის სამუშაო შენიშვნებისა და პროცესში მონაწილეთა კომენტარების განხილვა (ხშირად ასეთი დოკუმენტაცია იგზავნება ყველა თანამშრომელს შორის ელექტრონული ფოსტით და ფაილებისგან ცალკე შენახული საბიუჯეტო ინფორმაციის სახით).

მომხმარებელი, რომელიც მუშაობს ბიუჯეტთან, ნებისმიერ დროს, საჭიროების შემთხვევაში, შეუძლია შეამოწმოს ნებისმიერი ზემოთ აღნიშნული დოკუმენტი, რადგან მუშაობის ავტომატიზაციის თანამედროვე ტექნოლოგიები საშუალებას მისცემს მას ამის გაკეთება ხანგრძლივი ძიება.

რა სისტემები ვიყენებთ?

ერთ-ერთი ყველაზე გავრცელებული პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც შეიძლება რუსულ კომპანიებში აღმოჩნდეს, არის Microsoft Exchange- ის კომბინაცია Microsoft Exchange Server- თან ერთად. პირველი პროგრამა თითქმის ყველა კომპიუტერზეა დამონტაჟებული, ხოლო Exchange Server ხშირად გამოიყენება სრულფასოვანი ელ-ფოსტის სერვერად. მიუხედავად იმისა, რომ იმ კომპანიებში, სადაც ელექტრონული დოკუმენტის მიმოქცევის განხორციელება შედარებით დიდი ხნის განმავლობაში განხორციელდა, ასეთი პროგრამები გამოიყენება მხოლოდ პლატფორმისთვის, როგორც ელექტრონული ფოსტით მუშაობისთვის, ზოგიერთი ცენტრალიზებული პარამეტრის შემდეგ, ეს პროგრამული უზრუნველყოფა შეიძლება გამოყენებულ იქნას, როგორც პრაქტიკულად ნებისმიერი ორგანიზაციისთვის .

ამჟამად რუსეთის ბაზარი ივსება ათობით სხვადასხვა სისტემით, რომლის მეშვეობითაც უზრუნველყოფილია დოკუმენტის მართვის ავტომატიზაცია და ეს მხარდაჭერა არა მხოლოდ დასავლური, არამედ შიდა დეველოპერებით არის შემოთავაზებული. მაშინაც კი, Microsoft ზემოთ აღნიშნული პროგრამების გარდა, გთავაზობთ უფრო მეტ ინსტრუმენტს, როგორიცაა Content Management Server ან SharePoint Portal Server.

ყველა არსებული სისტემით ყველაზე ძლიერი დოკუმენტი ითვლება დოკუმენტად, მაგრამ ძირითადად მსხვილი კომპანიები ისეთი ავტომატიზაციის პროცესს იყენებენ. ზოგიერთი კომპანიის დოკუმენტური მიმოქცევა ავტომატიზირებულია პროგრამული უზრუნველყოფის პაკეტის "Lotus Notes" - ს გამო, მაგრამ ბევრი მას "დიზაინერს პროგრამისტებისთვის" უწოდებს, რადგან ძალზე რთულია შექმნას სრულფასოვანი სისტემა.

რა განსხვავებებია რუსულ და დასავლეთ სისტემებს შორის?

თუ ვსაუბრობთ ძირითადი განსხვავებები შიდა და უცხოური კომუნალური, ისინი შედგება ხელმისაწვდომი scalability. მაგალითად, იმ შემთხვევაში, თუ დასავლეთის დეველოპერების სისტემები პრაქტიკულად ნებისმიერ ოპერაციულ სისტემაში ფუნქციონირებს, შიდა პირობა ძირითადად განვითარებულია მხოლოდ ერთი მათგანი და ბუნებრივია, რომ ხშირად Windows. დასავლური სისტემები კონფიგურირებულია ნებისმიერი DBMS- ის გამოყენებაზე. რუსეთის სისტემების ასეთი შეზღუდვები ძალზე გაართულებს ჯვრის პლატფორმა ინტეგრირებული გადაწყვეტილებების შექმნის შესაძლებლობას.

რაც შეეხება ფუნქციურობას, ძირითადი განსხვავება იმაში მდგომარეობს, რომ დოკუმენტის წარმოებისა და სამუშაოების დასავლეთ ავტომატიზაციის პროცესში ხორციელდება რამდენიმე პროგრამა, რომელიც შეიძლება წარმოიშვას ერთი ბრენდის ქვეშ, მაგრამ ამავე დროს იგი განკუთვნილია სხვადასხვა მიზნებისთვის. მაგალითად, Documentum გთავაზობთ რამდენიმე ცალკეულ პროდუქტს, რომლებიც გამოიყენება სრული ავტომატიზაციისათვის, აგრეთვე ინტეგრირება ERP- სისტემებით, დიზაინისა და სამუშაოს მხარდაჭერისთვის და ა.შ. რუსეთში განვითარებული პროგრამული უზრუნველყოფის დიდი ნაწილი მიზნად ისახავს კონკრეტული პრობლემის მოგვარებას.

აღსანიშნავია ისიც, რომ ძირითადი განსხვავება მდგომარეობს ორივე მხარის მიდგომაში, თუ რა არის სამუშაოს ავტომატიზაციის სისტემა. დასავლური სისტემები მიზნად ისახავს ორგანიზაციის ფარგლებში განხორციელებული სხვადასხვა ავტომატიზაციის პროცესების სრულ ავტომატიზაციას და შემდგომ მხარდაჭერას, ხოლო შიდა პროგრამების უმრავლესობა მხოლოდ გარკვეულ ფუნქციებს აწარმოებს.

დასავლური სისტემების ღირებულება დაახლოებით 400 $ -დან 1000 დოლარამდე მერყეობს თითოეული სამუშაო ადგილისთვის, მათ შორის, იმ ხარჯების განხორციელება, პროგრამები და აღჭურვილობა, რომლებიც აუცილებელია ნორმალური ელექტრონული სამუშაოს უზრუნველსაყოფად. თვითონ განხორციელება ხშირად ლიცენზიების ნორმალური ღირებულების ნახევარზე მეტს ხარჯავს, რადგან სამუშაოების ავტომატიზაციის საუკეთესო პროგრამები სხვადასხვა აქციებით ხორციელდება, მაგრამ ზოგიერთ შემთხვევაში ფასები უფრო დიდია. ერთ-ერთი ყველაზე ძნელია ფინანსური დოკუმენტაციის ავტომატიზაციის პროექტი, რადგან ასეთი პროექტებისთვის განხორციელების ღირებულება დაახლოებით 2-3-ჯერ უფრო მაღალია, ვიდრე ლიცენზიის ღირებულება.

შიდა პროგრამები ყოველ სამუშაო ადგილისთვის 200-600 დოლარად გაიყიდება, გარდა ამისა, გათვალისწინებულია დამატებითი პროგრამებისა და სხვადასხვა მოწყობილობების ღირებულება. საბოლოო ანალიზში შედარებითი ღირებულების გაანგარიშება ხორციელდება ისევე როგორც დასავლეთის სისტემებში.

თვისებები

პირველ რიგში, უმრავლეს შემთხვევაში, დოკუმენტების ჰარმონიზაციასთან დაკავშირებული პროცესები, მაგალითად, პირველადი შედგენის პროცესი და ბიუჯეტის შემდგომი განხორციელება პრიორიტეტებია ავტომატიზაციისათვის. თუმცა, ბევრ გუნდს ახლა საოფისე ავტომატიზაციისა და დოკუმენტური მენეჯმენტის გამოყენება, რაც, მიმდინარე და შემომავალი დოკუმენტაციის რეგისტრაციის პროცედურებით.

ელექტრონული სისტემის დანერგვა პრინციპულად არ განსხვავდება ნებისმიერი სხვა ავტომატიზებული სისტემების დანერგვისგან, ამიტომ სავარაუდოა, რომ მხოლოდ ამ პროექტის განმასხვავებელი ნიშნებია.

კორპორატიული შენახვის შექმნა

დოკუმენტის მართვის ავტომატიზაციის სისტემის დანერგვა ნებისმიერ შემთხვევაში ითვალისწინებს კორპორატიული საცავის შექმნას, რომელშიც ყველა დოკუმენტაცია ინახება. ამგვარი საცავის ლოგიკური სტრუქტურა, უსაფრთხოების პოლიტიკის შემუშავება და შემდგომი განხორციელება, აგრეთვე დოკუმენტის შენახვის იერარქია, მოითხოვს მაქსიმალურ ზრუნვას და უნდა განხორციელდეს პროექტის დასაწყისში.

უნდა წარმოქმნილი გათვალისწინებით, რომ შენახვის ფუნქცია შეიძლება განლაგებული დასაწყისში დიზაინი, ასე ადრეულ ეტაპზე შეიძლება მოხდეს გადაადგილება ყველა დოკუმენტი მიმდინარე საცავებში ერთ კორპორატიულ საცავში. შედეგად, მომხმარებელს შეუძლია გაეცნოს რომელიმე ძირითადი ფუნქციების სისტემა, და ერთდროულად დაეუფლონ და მისი გამოყენება. დააჩქაროს ადაპტაციის თანამშრომლები განახორციელოს სისტემები შეიძლება იყოს გამოყენების გზით სამსახურის ფუნქციები, როგორიცაა შეტყობინებები ცვლილებების დოკუმენტაცია, გამოჩენა ახალი დოკუმენტებს და ა.შ.

ამდენად, workflow საჭირო ნებისმიერი თანამედროვე კომპანია, რომელიც ცდილობს განვითარდეს და გააუმჯობესოს თავისი საქმიანობა.