Არქივის ოთახი მოთხოვნებს. ძირითადი წესები ორგანიზაციების არქივი

არქივში შეგიძლიათ სახით ცალკე სტრუქტურული ერთეული ორგანიზაციის ან განუყოფელი ნაწილია საოფისე ცხოვრება. ეს დამოკიდებულია მოცულობა არსებული დოკუმენტი.

როგორ ორგანიზება

არქივის შექმნის ნებისმიერი ბიზნეს ორგანიზაცია მოითხოვს კომპლექტი კონკრეტული ღონისძიებები:

1. თქვენ უნდა აირჩიოთ შესაბამისი სივრცე შენახვის დოკუმენტების და სათანადოდ აღჭურვა.
2. მოვლა უნდა იქნას მიღებული, რათა შეიქმნას პირობები, რომლებიც აკმაყოფილებენ სტანდარტი.
3. აუცილებელია აღჭურვა იგი ტექნიკური თვალსაზრისით - შეძენა და დამონტაჟება საჭირო აღჭურვილობა არქივი.
4. საცავი არის ვალდებული უნდა იყოს ორგანიზებული პროცედურა ორგანიზაცია არქივირების ყველა საჭირო დოკუმენტაცია.
5. ეს უნდა მიერ შემუშავებული და დამტკიცებული მარეგულირებელი ერთეული.

ამ ღონისძიებების განხორციელების უზრუნველყოფს უსაფრთხოებას საარქივო დოკუმენტები და შენახვა მათ საჭირო სახელმწიფო.

ვინ არის არქივში

და რა მოთხოვნები მუშა, რომელიც იქნება ჩართული ორგანიზაციის არქივში და შემდგომი დოკუმენტების შენახვის? ისინი შეიძლება კომბინირებული პოზიციებზე განლაგება და მათი მეკარე, მაგალითად, მდივანი და მიმღები?

არქივარიუსი - სპეციალისტი, რომლის ამოცანაა ორგანიზება საარქივო საქმიანობის. უსაფრთხოების დოკუმენტების დაევალა მას, იგი იღებს სრულ პასუხისმგებლობას. მისი მუშაობა არ არის შესაძლებელი გავლის გარეშე კონკრეტული დავალებით ან თუნდაც (საჭიროების შემთხვევაში) სტაჟირება ინსტიტუტს სახელმწიფო არქივი.

მისი ფუნქციები შეიძლება გადაეცეს ერთი თანამშრომელი, რომელიც მუშაობს ნახევარ განაკვეთზე. როგორც წესი, არქივარიუსი პასუხისმგებლობა ენიჭება ინდივიდუალური თანამშრომელი იმ შემთხვევაში, თანხის დოკუმენტაცია დიდია. მსხვილ ორგანიზაციებს, დაკომპლექტების ცალკე პოსტი ამ მიზნით. ამ შემთხვევაში, თუმცა, როგორც წესი, შედგება სამუშაოს აღწერა სასურველი სახის სამუშაო დაევალა არქივარიუსი, ისევე როგორც მისი უფლებები და მოვალეობები.

რაც მთავარია - პროცედურა

შემთხვევები გადაეცეს არქივი ორგანიზაციის თანახმად, სპეციალურად შემუშავებული გრაფიკა. მისი ნახაზი უნდა იყოს შეთანხმებული ხელმძღვანელებთან ერთად თითოეული დეპარტამენტისა, რომელიც გადასცემს დოკუმენტები და ამტკიცებს არქივის. მას შემდეგ, რაც სამუშაო დოკუმენტები არქივში არ ინახება მხოლოდ, არამედ ზოგჯერ გამოიყენება, განსაზღვროს მათი საკითხი (ასეთის არსებობის შემთხვევაში) წარდგენილი თქვენი ორგანიზაცია, ისევე როგორც გარე დაინტერესებული პირები.

დოკუმენტების უნდა აღინიშნება გარკვეული წიგნების რეგისტრაცია. არსებობს მოთხოვნები, ბრძანებები, აქტები გადაცემის შემთხვევაში დროებითი მესამე მხარის პროცედურების რეგისტრაციის პროცესი (მათ შორის ეს შეიძლება შეიცავდეს პროკურატურა და სასამართლო). გაცემული დოკუმენტების ვადით ერთ თვეში თავისი თანამშრომლები, და სამ თვემდე - წარმომადგენლები პარტიული სტრუქტურები.

ძირითადი წესები ორგანიზაციების არქივი

საქმეები არქივში, ისევე როგორც ნებისმიერი სტრუქტურული ერთეულის საფუძველზე სპეციალური დებულებები, ამტკიცებს მართვა. თანამშრომლები მას მათი მუშაობა ვიცავთ საკუთარ სამუშაოს აღწერილობის. მიღებული დებულებების კომპანიის მიერ, აყალიბებს ძირითად წესებს არქივში (სტატუსი ფუნქციური ღონისძიების უფლებები და მოვალეობები და შემადგენლობის საჭირო დოკუმენტაცია). მისი ძირითადი ამოცანები მოიცავს:

1. დაკომპლექტდეს არქივის დოკუმენტების, შემადგენლობა, რომელიც არის ჩამოთვლილი ცალკე მონაკვეთზე ინსტრუქციით.
2. შეინახეთ ჩანაწერი მასალები და შენარჩუნება მათ უსაფრთხო.
3. იმისათვის, რომ განავითაროს არსებული დოკუმენტების მოძიებაში დახმარებას.
4. გაძლევთ საშუალებას გამოიყენოთ პროცედურა ინახება საარქივო მასალა.

თუ თქვენი ორგანიზაცია აქვს დოკუმენტი, რომელიც შეიძლება იყოს შესაბამისი საარქივო ფონდი, რუსეთის ფედერაციის, შემდეგ მოამზადოს და წარუდგინოს ისინი მუდმივი შენახვა შენახვის სახელმწიფო არის ერთ ერთი გარე პრობლემებზე სტრუქტურული ერთეული.

მისი ფუნქცია

არქივი ფუნქცია სისტემატურად გამომდინარეობს მისი ამოცანები. მთავარი პირობა ასეთია:

1. შენარჩუნება სიები საკუთარი წყაროებიდან შეძენის, რომ არის, ორგანიზაციებისა და ბიზნეს ერთეული.
2. მიიღეთ მათგანი ზედმიწევნით დოკუმენტების შენახვის.
3. გაითვალისწინოს მასალები და მათი სრული უსაფრთხოება.
4. ფორმირება და შენარჩუნების ონლაინ დახმარების სისტემა, დაკავშირებული საარქივო დოკუმენტები.
5. ქცევის საინფორმაციო სამსახურის მართვა და ყველა სტრუქტურული ერთეულების ორგანიზაცია.
6. ორგანიზება საკითხი და გამოიყენოს დოკუმენტაციის შესაბამისად საჭიროებებს პირებს და სხვა ორგანიზაციები, განიხილოს და ანალიზის პროცესის გამოყენება.
7. მომზადება განცხადებები და ოფიციალური რეაგირება მოქალაქე ითხოვს სოციალური და სამართლებრივი ბუნება.
8. განახორციელოს საქმიანობა გამოცდის ღირებულება დოკუმენტი, ორგანიზება, გადაცემის პროცესის, რათა მუდმივი შენახვა მუნიციპალური და სახელმწიფო არქივი (იმ შემთხვევაში, როდესაც ორგანიზაციის ერთ აღნიშნული წყაროების შეძენის არქივიდან).
9. ამოწმებს ფორმირებისა და არქივი ფაილი შეძენის წყაროები - როგორც საკუთარი სტრუქტურული ერთეულების და სხვა ორგანიზაციები.
10. ორგანიზება მუშაობა შენახვა სამეწარმეო ნომენკლატურა.
11. პრაქტიკული და მეთოდური დახმარება დოკუმენტაცია თითოეული სტრუქტურული ქვედანაყოფის.
12. შემუშავებაში მონაწილეობის არქივებისა და ჩანაწერების მართვა.
13. იმისათვის, რომ ღონისძიებებში მონაწილეობის მიზნით გაიმართა სასწავლო არქივისტებს და თანამშრომლების დაკავშირებულ პოზიციათა დოკუმენტის მართვა.

სად განათავსებს მას

ახლა განვიხილოთ, რა არის იქ არქივის ოთახი მოთხოვნებს. ყველაზე მნიშვნელოვანი, რაც უნდა ჩაითვალოს, - განვათავსოთ ნებისმიერ შემთხვევაში დაუშვებელია შენობები ძველი ხასიათი შენობები ხის შენობა, რომელიც შეიძლება ნედლეული, არა მხოლოდ მთავარი ოთახში, მაგრამ attics სარდაფები, ასევე შენობებში, აქვს ღუმელი.

თუ იგივე სტრუქტურა, როგორც მთელი ადაპტირებული შენახვის ქაღალდის დოკუმენტები, მაშინ არქივი აუცილებელი, ნიშნავს, იზოლირებული ოთახი.

თუ თქვენი ორგანიზაცია უახლოეს მომავალში აპირებს შექმნას საკუთარი არქივი, აქ თქვენ გაქვთ შესაძლებლობა გაეცნონ მოთხოვნების ჩამონათვალი, რომელიც უნდა ჩაითვალოს მომზადების პროცესში. ასე რომ, რა ძირითადი მოთხოვნები არქივის ოთახი, რომლის მისია - ყურადღებით და უსაფრთხოდ შეინახოთ ყველა საჭირო დოკუმენტაცია?

სია, რა არის საჭირო, რომ ხელმისაწვდომი

1. არქივი.
2. ოთახი განკუთვნილია მიღება დოკუმენტები, დროებითი შენახვის და აკლიმატიზაცია.
3. ოთახი, რომელშიც დოკუმენტები იქნება გამოყენებული.
4. საოპერაციო ოთახი (ან ოთახები) თანამშრომლები.

როდესაც სივრცე არ არის საკმარისი ...

იმ შემთხვევაში, თუ ფაილი ოთახი სივრცე არ იძლევა შესაძლებლობას გატაცების ქვეშ მას რამდენიმე ოთახი მიძღვნილი ერთ სივრცეში უნდა დაყოფილია ზონებად გამოყოფილი დანაყოფი. ძირითადი მოთხოვნა, რომელიც უნდა შესრულდეს ამ შემთხვევაში - იზოლირებული ერთმანეთისგან შენახვის ადგილმდებარეობა დოკუმენტების და მათთან მუშაობა.

ცალკე ოთახში ან სპეციალურად აშენებულ და ადაპტირებული დოკუმენტის შენახვის შენობაში გამოყენებული როგორც სარეზერვო, საჭირო ამოღებულ ობიექტების ტარების რისკის თვალსაზრისით შესაძლებლობა ცეცხლი. როგორც მაგალითად შეიძლება აღნიშნული მანქანის პარკების, ავტოფარეხი და ავტოგასამართი სადგური გახსნა. ახლოს შენობა ან შენობა არქივი არ უნდა იყოს ობიექტი, რომელიც ემსახურება, როგორც ჰაერის დაბინძურების წყაროებზე.

იდეალურ შემთხვევაში, ფაილი ყოველთვის უნდა განთავსდეს ცალკე, განკუთვნილია მხოლოდ ამ შენობა ყველა საჭირო და წესებს. მაგრამ, სამწუხაროდ, რეალობა კარნახობს მისი თვალსაზრისით, და ხშირ ორგანიზაციები, დოკუმენტები ინახება უკვე არსებული ობიექტების, მოაქცია და ადაპტირებული ამ მიზნით.

ეს უფლება ისაუბროს

გაეცნო მარეგულირებელი მოთხოვნებიდან შენობა-ნაგებობები არქივი. ესენია:

1. შენობა, რომელიც უნდა ჰქონდეს მომავალი შენახვის საჭირო ეხება ადმინისტრაციული. ეს მკაცრად აკრძალულია არქივში, სადაც არ არსებობს კვების მომსახურება, საწყობებით, მაღაზიები კატეგორიაში აქროლადი ნივთიერებებისა და აგრესიული, ისევე როგორც შესაბამისი ქიმიური ტექნოლოგია გამოყენებული.
2. გამორიცხული დებს მას unheated ოთახი და სადაც არ შეუსრულებია ჰიგიენური მოთხოვნები. On დაუშვებლობას disrepair არქივში შენობა აღნიშნული.
3. ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია, რომ დაიცვას ცეცხლის მოთხოვნები არქივი ოთახი. მისი უსაფრთხოების შესაძლებელია ცეცხლის ერთ - ერთი მთავარი პირობა უსაფრთხო შენახვის დოკუმენტაცია. 2009 წლის იანვარში საქართველოს კულტურისა რუსეთის გამოსცა ბრძანება № 3 მიღებულ იქნა მთელი რიგი მარეგულირებელი მოთხოვნების გადმოცემულია სპეციალური წესები სახანძრო უსაფრთხოების რუსეთის ფედერაციის მთავრობის და მუნიციპალური არქივები. როდესაც მოწყობილობა დოკუმენტის შენახვის წესების საჭირო იყოს დაფიქსირებული გარეშე ვერ.
4. შენობის დიზაინი არის, რათა უზრუნველყოს, რომ შეუძლებელია დატბორილი. ოთახი უნდა ჰქონდეს საგანგებო გასასვლელი. არავითარ შემთხვევაში არ უნდა გაიაროს ეს მაგისტრალური (წყლის ტარების ან გაზის).

შესაძლებელია თუ არა, შეიტანოს განთავსება სარდაფში?

ეს არ არის რეკომენდირებული განთავსება საარქივო შენახვის სარდაფში ოთახი, ზედა სართულები და ცვლილებები, როგორც ასეთი სხვენში სივრცეში.

საგანგებო სიტუაციების შეიძლება იყოს გამონაკლისი ამ წესიდან. ისინი მიღებული, როდესაც სარდაფში მშრალი და კარგად თბება, აღჭურვილია მექანიკური ვენტილაცია, რომელსაც შეუძლია უზრუნველყოს საათში ან ორი სამჯერ breathability. არქივი loft ან სხვენში შესაძლებელია მხოლოდ იმ პირობით, რომ შესაბამისი ტემპერატურის პირობებში.

ძალიან მნიშვნელოვანი მოთხოვნა შენობაში არქივი მიმართებაში გაყვანილობა მოწყობილობა. იგი ვალდებულია დაიხურება airtight სოკეტების. Cords პორტატული ელექტრო მოწყობილობები უზრუნველყოფილი რეზინის იზოლაცია. არ უნდა განთავსდეს შიგნით ან საერთო შენახვის სართული ამომრთველებით.

შერჩეული არასამთავრობო dusting და არასამთავრობო კოროზიული მასალები, სამშენებლო მასალები დასრულების საარქივო საცავებში. ქრობის სისტემა უნდა იყოს აღჭურვილი საშუალებით ნეიტრალური, უსაფრთხო დოკუმენტები. დაუშვებელია, გამოიყენოთ fire მაღაზიაში, მოიცავს გამათბობლები ან ადგილი უცხო ობიექტები.

შეჯამება

მას შემდეგ, რაც შემცირება შერჩეული ტერიტორია შესაბამისად ყველა ზემოაღნიშნული მოთხოვნების არქივის ოთახი, მიიღოს საბოლოო გადაწყვეტილება ვარგისიანობის ან არასათანადო გამოყენება. მიიღოს გადაწყვეტილება შემოწმების შემდეგ შესაძლებელია სანიტარიული და ეპიდემიოლოგიური სადგური და სახელმწიფო ხანძარსაწინააღმდეგო ზედამხედველობის. არქივი შეიძლება განთავსდეს სადაც იგეგმება მხოლოდ პროცედურის დასრულების შემდეგ დეტალური შემოწმება.

მისი მიზანია - განმარტავს ცეცხლი ოთახი და განსაზღვრავს შესაბამის დონეზე, რათა შეამოწმოს ძირითადი სტრუქტურული გამძლეობა, უზრუნველყოს ძალა გადახურვა შორის სართულები გაანგარიშება პოტენციური load (აღჭურვილობა არქივი და წონის შენახული დოკუმენტები), შეამოწმეთ ხელმისაწვდომობა და მიმდინარე სტატუსი სავენტილაციო და გათბობის სისტემები.

აუდიტის ჩართული, როგორც ორგანიზაციის წარმომადგენლები (როგორც წესი, თანამშრომლებს მომავალი არქივი), და თანამშრომლები ყველა შესაბამისი სერვისით - .. სამშენებლო, სახანძრო, უსაფრთხოების და ა.შ. შემოწმების შედეგების აისახება მომზადება საბოლოო აქტი.